O controle do almoxarifado é crucial para empresas de limpeza, que dependem de um fluxo constante de materiais e equipamentos para oferecer serviços de qualidade.
A falta de uma gestão adequada pode gerar desperdício, atrasos e custos desnecessários, o que por sua vez tem impacto direto na realização dos serviços e na satisfação do cliente.
Por isso, a adoção de boas práticas na gestão de estoques é essencial para otimizar processos e garantir a sustentabilidade do negócio.
Neste artigo, traremos 5 práticas indispensáveis para o controle do almoxarifado, com foco na realidade das empresas de limpeza.
5 práticas para manter o controle do almoxarifado
O almoxarifado é um dos setores mais importantes em diversos tipos de empresas e naquelas que se dedicam à limpeza não é diferente. Esse é um ambiente que precisa de organização, controle e alguns processos para se manter eficiente.
Confira as 5 principais práticas para atingir uma gestão de almoxarifado eficiente.
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Realize inventários com frequência e precisão
A base de qualquer gestão de almoxarifado bem-sucedida é o inventário regular e detalhado. Para empresas de limpeza, é fundamental manter o controle do consumo de materiais como desinfetantes, detergentes, luvas descartáveis e equipamentos reutilizáveis.
Como implementar:
- Estabeleça um cronograma para a realização de inventários, semanal ou mensal, dependendo do volume de estoque.
- Utilize sistemas informatizados para registrar entradas e saídas em tempo real, reduzindo o risco de erros.
- Inspecione itens com prazo de validade, como produtos químicos, para evitar o uso de materiais vencidos.
De acordo com a Deloitte, empresas que adotam sistemas de controle automatizado no controle de estoque conseguem reduzir em até 70% os erros manuais e consequentemente, os desperdícios no estoque. Isso se traduz em economia e maior eficiência operacional.
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Classifique e organize os materiais de forma estratégica
A organização física do almoxarifado tem impacto direto na eficiência da operação. Para empresas de limpeza, alguns métodos como o sistema ABC – que categoriza materiais de acordo com sua importância, pode ser a solução. Veja:
- Classe A: Produtos de alto valor ou uso essencial, como desinfetantes concentrados e mopas industriais.
- Classe B: Itens de consumo regular, como panos de microfibra e esponjas.
- Classe C: Materiais de menor custo e baixa frequência de uso, como escovas específicas.
Essa categorização facilita o acesso a materiais mais importantes e reduz o tempo gasto na separação de pedidos.
Dica prática:
Armazene produtos químicos e equipamentos em áreas separadas, respeitando as normas de segurança. Isso não apenas organiza o espaço, mas também evita acidentes envolvendo substâncias incompatíveis.
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Controle rigorosamente as entradas e saídas
O registro de movimentações é uma prática indispensável para evitar perdas e manter o controle do almoxarifado. Cada produto que entra ou sai do estoque deve ser registrado, incluindo detalhes como data, quantidade e destino.
Ferramentas recomendadas:
- Sistemas de leitura por código de barras ou etiquetas RFID podem agilizar o processo e garantir maior precisão.
- Softwares especializados em gestão de almoxarifados, como os oferecidos pela PopData, permitem a gestão online em tempo real e com alta disponibilidade, além de relatórios detalhados e recursos avançados e modernos.
Além disso, é importante capacitar e treinar os colaboradores para que utilizem os materiais de maneira consciente e documentem corretamente as retiradas do almoxarifado. Essa prática reduz o desperdício e aumenta a transparência.
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Garanta o armazenamento adequado e seguro
Produtos de limpeza, em especial os químicos, exigem cuidados específicos no armazenamento para garantir a segurança e a integridade dos materiais. A negligência nesse aspecto pode causar acidentes graves, impactando tanto os colaboradores quanto o meio ambiente.
Recomendações para o armazenamento seguro:
- Produtos inflamáveis devem ser mantidos em áreas ventiladas, longe de fontes de calor.
- Separe produtos por categoria e evite o contato entre materiais que possam reagir quimicamente.
- Invista em prateleiras reforçadas para armazenar equipamentos pesados, como aspiradores e lavadoras de piso.
- Siga as recomendações do fabricante para a armazenagem, evitando sol, calor ou luz em excesso de acordo com o produto.
Essas medidas podem evitar acidentes relacionados ao manuseio inadequado de produtos químicos, o que além de manter a segurança dos colaboradores, preserva a boa imagem da empresa. Por isso, garantir o cumprimento de normas como a NR-20 (segurança no manuseio de substâncias perigosas) é essencial.
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Monitore indicadores de desempenho
A gestão do almoxarifado deve ser orientada por dados. Indicadores-chave de desempenho (KPIs) permitem monitorar a eficiência do controle de estoques e identificar pontos de melhoria.
Alguns KPIs relevantes para empresas de limpeza incluem:
- Taxa de rotatividade de estoque: Mede a frequência de reposição dos materiais, ajudando a ajustar os volumes de compra.
- Taxa de perdas: Indica o percentual de produtos descartados ou inutilizados devido a vencimento ou dano.
- Tempo de atendimento de pedidos: Avalia a rapidez no fornecimento de materiais para os colaboradores.
Esses indicadores fornecem uma visão clara da saúde do almoxarifado e ajudam a alinhar as práticas de controle de almoxarifado às necessidades operacionais.
A transformação digital no controle de almoxarifados
Com o avanço da tecnologia, a digitalização tem se tornado um diferencial competitivo na gestão de almoxarifados. A inclusão de sistemas modernos, como os da PopData, oferecem funcionalidades que vão além do controle básico de estoque. Por exemplo:
- Monitoramento em tempo real do consumo de materiais.
- Integração com fornecedores para automatizar cotações e pedidos de reposição.
- Relatórios detalhados que facilitam auditorias e análises estratégicas.
- Facilidade de exportação de dados e integração com outros softwares.
Empresas que investem na transformação digital conseguem reduzir custos, melhorar a eficiência e garantir um serviço de maior qualidade para seus clientes.
A gestão do almoxarifado é um pilar fundamental para a eficiência das empresas de limpeza. Implementar boas práticas como inventários frequentes, organização estratégica e monitoramento de indicadores garante não apenas o controle de estoques, mas também a sustentabilidade financeira e operacional do negócio.
Ao adotar soluções tecnológicas modernas, como as desenvolvidas pela PopData, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios da gestão de estoques com profissionalismo e inovação. Invista nessas práticas e transforme o almoxarifado em um diferencial competitivo.
Contate-nos e invista na sua empresa!